招投標檔案作為招投標活動的客觀真實記錄，不僅是招投標合規(guī)合法的佐證，也是招投標管理工作中不可或缺的重要組成部分。為有效掌握招投標項目的實際情況和進程，有效促進招標工作的公平、公正和可持續(xù)發(fā)展，投資集團招標辦多措并舉做好招投標檔案管理工作。
制定管理辦法。制定檔案整理計劃，明確“一標一檔案”原則，對歸檔的時間、內(nèi)容、移交、驗收、分類、整理、立卷、保密、保管、使用、銷毀等事項做出明確詳細的規(guī)定。定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題和處理問題，使招標檔案管理規(guī)范運行。
專人統(tǒng)一收集。由專人統(tǒng)一收集每個招標項目的招標公告、招標文件、中標公示等紙質(zhì)資料，按類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時建立臺賬，明確記錄案卷號、項目名稱等事項，便于日后檔案查詢與調(diào)閱。同步存儲招標文件電子檔和開評標視頻。
規(guī)范查、借閱管理。審核查、借閱人員審批手續(xù)后，給予查、借閱檔案，并規(guī)定歸還時間。檔案管理人員對歸還的檔案進行再次核實檢查，防止查、借閱人員出現(xiàn)私自抽頁、涂改、轉(zhuǎn)借、銷毀等行為，確保檔案的完整性和保密性。
下一步，招標辦將繼續(xù)完善招標檔案管理工作制度，在檔案安全管理、信息化管理、檔案利用方面下功夫，加強檔案管理的程序化、科學化、規(guī)范化建設，為公司各項工作的開展保駕護航。
招投標管理辦公室
邱曉冬
